Certificados electrónicos y firmas digitales
Introducción
La firma electrónica se encuentra regulada en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, publicada en el Registro Oficial Suplemento 557 de fecha 17 de Abril de 2002, con última reforma de fecha 10 de Febrero de 2014.
Tramitación y Certificación
El artículo 37 de la Ley de Comercio Electrónico señala que la ARCOTEL es la institución encargada de certificar a las entidades de Certificación de Información y Servicios Relacionados Acreditados y Terceros Vinculados. A continuación el listado de las entidades autorizadas por la ARCOTEL para brindar el servicio de firma electrónica:
1. Banco Central Del Ecuador
2. Registro Civil
3. Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S.A.
4. Consejo De La Judicatura
5. ANFAC Autoridad de Certificación Ecuador C.A.
Conforme al artículo 20 de la Ley de Comercio Electrónico, el certificado de firma electrónica emitido por estas entidades públicas y privadas autorizadas por la ARCOTEL, certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada.
La duración del certificado de firma electrónica se establece contractualmente entre el titular de la firma electrónica y la entidad certificadora de información, conforme al artículo 11 del Reglamento de la Ley de Comercio Electrónico.
Es importante señalar que el Banco Central del Ecuador es la entidad encargada de otorgar los derechos. Siendo las otras entidades intermediarios o terceros vinculados en el proceso.
¿Quiénes pueden obtener firma electrónica?
El articulo enumerado primero seguido del artículo 13 de la Codificación de la Regulación de la Junta Monetaria 1, publicada en el Registró Oficial 292 de fecha 23 de Julio de 1982 y última reforma del 17 de Febrero de 2017, establece que los certificados que emite el Banco Central del Ecuador tienen tres niveles de firma:
1. Certificado de firma electrónica para persona jurídica
2. Certificado de firma electrónica para persona natural
3. Certificado de firma electrónica para funcionario público
Para el caso de una empresa se podría tramitar la firma electrónica para el representante legal y para otros miembros de la empresa.
Proceso
Requisitos solicitados por el Banco Central del Ecuador
Pasos a Seguir
Notarias
Servicios Bancarios
En el caso de que la persona solicitante sea una persona jurídica los requisitos son los siguientes:
· RUC de la empresa.
· Cédula de Identidad o pasaporte a color (en el caso de personas extranjeras) digitalizados.
· Digitalizado de la Papeleta de votación actualizada, (Exceptuando a personas mayores de sesenta y cinco años, a los ecuatorianos que habitan en el exterior, a los integrantes de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional, y a las personas con discapacidad).
· Digitalizado del nombramiento o certificado laboral firmado por el Representante Legal de la empresa.
· Autorización firmada por el Representante Legal de la empresa. (En caso de subrogación o delegación, se deberá adjuntar el oficio de encargo o delegación).
Se debe acceder a la página del Banco Central del Ecuador y llenar un formulario en línea de solicitud de firma electrónica. En un tiempo aproximado de setenta y dos horas (72) el Banco Central enviará un correo electrónico de aprobación. El siguiente paso es realizar el pago en el Banco Central de VEINTE Y SIETE DOLARES + IVA ($27 +IVA); para realizar el pago se debe acudir con la autorización del Representante Legal conforme al modelo de oficio proporcionado por el Banco Central. Luego con el comprobante de pago se debe acudir al Registro Civil a retirar el archivo, el software y el Cd para la instalación de la firma electrónica.
Duración: Para personas jurídicas la duración del certificado de firma electrónica es de 2 años, en el caso de realizar el trámite en el Banco Central.
A continuación se presenta el link que permite acceder y completar el formulario de solicitud en línea: https://www.eci.bce.ec/solicitud-de-certificado-requisitos
Uso de la firma electrónica
El artículo 14 de la Ley de Comercio Electrónico señala que la firma electrónica tendrá igual validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita. La firma electrónica se la podrá usar en entidades públicas y privadas.
Las notarías no aceptan para su certificación los contratos firmados electrónicamente. La firma electrónica tiene validez únicamente para la firma de contratos que sean enviados electrónicamente, mas no para la firma de contratos físicos.
Para que la notaria pueda certificar un contrato firmado electrónicamente se requiere del archivo en formato PDF y se debe realizar el proceso de desmaterialización del documento. Para desmaterializar el contrato el notario debe revisar el mismo, la firma electrónica y firmar electrónicamente. Luego de haberse realizado la desmaterialización del contrato, se procede a la certificación del mismo. La notaria cobra dos valores, el primero por la desmaterialización y el segundo por la certificación.
Las notarías no permiten la firma electrónica en un poder o en una declaración juramentada.
El uso de la firma electrónica para servicios bancarios no está prohibido, sin embargo no consta normativa expresa que la regule para servicios bancarios. En principio la firma electrónica tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita.
Si es el caso de apertura de cuenta en un contrato de depósito si se puede utilizar la firma electrónica. En el caso de hipotecas no es recomendable su uso, debido a que se celebra la hipoteca mediante escritura pública y estaríamos frente a la situación de un doble valor a pagar en la notaria por la desmaterialización y la certificación del contrato. En el caso de un crédito de consumo si se podría utilizar la firma electrónica, sin embargo en otro tipo de créditos y préstamos bancarios no sería aceptado su uso debido a los principios de control de riesgos que las instituciones financieras manejan.
Responsabilidad
Al tener la firma electrónica la misma validez y los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, la persona signataria se obliga y será responsable conforme a las reglas de responsabilidad de la firma manuscrita.
Confiamos que esta circular informativa sea de utilidad y en el evento de requerirse ampliar la información o analizar algún punto específico, estaremos gustosos en brindarle la asesoría necesaria.
